Muchos empresarios empiezan el año pensando en ventas, crecimiento o nuevos proyectos. Y esto esta super bien, pero hay otras cosas en las que debemos pensar cuando desarrollamos empresa a través de un vehículo societario y son cosas que nos dan orden y estructura en nuestras empresas.

Si tu empresa funciona a través de una sociedad en Colombia (SAS, LTDA, SA), el primer trimestre del año también es el momento en que debes tomar algunas decisiones legales clave para el funcionamiento de la empresa. Por esto queremos que conozcas las 5 decisiones que las empresas en Colombia deben tomar antes de que termine marzo.

La mayoría de estas decisiones se toman en una reunión muy importante:

la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios.

Esta reunión no es un simple requisito formal.
Es el espacio donde los socios revisan lo que pasó el año anterior y toman decisiones sobre el futuro de la empresa.

Recuerda que en las sociedades existen dos tipos de asamblea, las ordinarias y las extraordinarias. La asamblea ordinaria es la que es obligatoria por ley, y es la que tomas las empresas sin importar el tipo, sin importar el número de socios, deben hacer durante el primer trimestre del año.

Aquí te explicamos las cinco decisiones más importantes que las empresas deben tomar antes de que termine marzo.

1. Realizar la Asamblea Ordinaria de Accionistas

Todas las sociedades en Colombia deben realizar una reunión ordinaria del máximo órgano social al menos una vez al año. Esta reunión normalmente se realiza dentro del primer trimestre del año, es decir, antes del 31 de marzo.

En esta reunión los socios o accionistas:

• revisan los resultados de la empresa
• toman decisiones financieras
• evalúan la gestión de los administradores
• definen el rumbo del negocio

En otras palabras, es la reunión donde se toman las decisiones más importantes del año para la empresa.

Para realizar esta asamblea debes:

• Revisar los estatutos sociales.
• Citar a tus socios con el plazo que indiquen los estatutos sociales, verifica que la citación cumpla con los requisitos legales para que sea válida.
• Preparar el orden del día de la reunión, que debe contener los puntos que como mínimo exige la ley de sociedades en Colombia.
• Preparar para aprobación los estados financieros a cierre 31 de diciembre de 2025.

Esto no es un simple trámite, debe ser un proceso: ordenado, planeado y estructurado, para que todo lo que se apruebe tenga validez legal.

2. Analizar y aprobar los estados financieros

Antes de la asamblea, la empresa debe preparar los estados financieros con corte al 31 de diciembre del año anterior.

Estos documentos muestran:

• cuánto vendió la empresa
• cuánto ganó o perdió
• cuáles son sus activos y deudas
• cómo está su patrimonio

En la asamblea, los socios deben analizar y aprobar estos estados financieros.

Una vez aprobados, se convierten en los estados financieros oficiales de la empresa.

Estos documentos deben estar certificados por el representante legal y el contador, y en algunos casos, dictaminados por el revisor fiscal.

Sin estos documentos no se puede hacer la asamblea correctamente.

Con los estados financieros se deciden varios temas en la asamblea ordinaria:

• Si hay reparto o no de utilidades, reinvertir, reservarlas, etc.
• Si hay obligación legal de nombrar o no un revisor fiscal para la empresa.
• Si hay obligación o no de implementar sistemas de control como SAGRILAFT, PTEE, REGIMEN DE MEDIDAS MINIMAS, SICOF, SARLAFT.
• Si estoy no en causal de liquidación y como lo vamos a solucionar.
• Si se deben hacer reservas.
• Nombrar y ratificar administradores de la empresa y revisores fiscales.
• Si tengo que hacer registro de mis bases de datos ante la SIC, entre otros.

3. Decidir qué hacer con las utilidades de la empresa

Si la empresa tuvo ganancias durante el año inmediatamente anterior, la asamblea debe decidir qué hacer con esas utilidades.

Entre las decisiones más comunes están:

• repartir dividendos entre los socios.
• reinvertir las utilidades en la empresa.
• destinar una parte a reservas legales o estatutarias.

Esta decisión es clave porque define cómo se utilizarán los resultados del negocio.

4. Depositar los estados financieros en la Cámara de Comercio

Después de aprobar los estados financieros, las sociedades independientemente del tipo de sociedad deben depositarlos en la Cámara de Comercio en la cual esta registrada la empresa.

Esta obligación está establecida en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995.

El depósito debe hacerse dentro del mes siguiente a su aprobación.

Este requisito busca garantizar la publicidad de la información financiera de las empresas frente a terceros, como inversionistas, bancos o proveedores.

5. Renovar la matrícula mercantil

Otra obligación importante del primer trimestre es la renovación de la matrícula mercantil.

Todas las empresas deben renovar su matrícula antes del 31 de marzo de cada año.

Este trámite mantiene actualizada la información de la empresa en el registro mercantil y permite que la sociedad continúe operando formalmente.

No hacerlo puede generar sanciones y dificultades para realizar trámites empresariales.

Recuerda: Esto aplica tanto para:

• sociedades
• comerciantes
• establecimientos de comercio

Recuerde que la matricula mercantil va sumando el tiempo que lleva creada tu empresa, y es la forma como demuestras experiencia y tiempo para las diferentes transacciones que realizas, como las operaciones de crédito, la participación en contratación privada y publica, así como la experiencia ante tus clientes.

Mantener esta información al día demuestra la buena diligencia que tienes como administrador de tu empresa.

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