Cerrar el año en una empresa normalmente significa hablar de ventas, presupuestos, indicadores, impuestos, vacaciones y planeación estratégica.

Pero hay una pregunta que pocas veces llega a esa conversación:

¿Cómo está cerrando jurídicamente la empresa?

Porque mientras el equipo se concentra en alcanzar las metas de diciembre, pueden estar quedando pendientes contratos próximos a vencer, actas que nunca se elaboraron, vacaciones acumuladas, cambios laborales que no se implementaron, bases de datos sin revisar o activos de propiedad intelectual que la empresa usa todos los días, pero todavía no ha protegido.

El cierre legal de una empresa no debería consistir en revisar documentos por revisar.

Debería servir para responder tres preguntas mucho más importantes:

¿Qué riesgos tenemos hoy?
¿Qué deberíamos corregir antes de terminar el año?
¿Qué necesitamos dejar preparado para crecer con mayor tranquilidad en 2027?

Por eso, si diriges una empresa en Colombia, estos son cinco frentes que vale la pena revisar antes de cerrar 2026 y realices el cierre legal 2026 para empresas en Colombia: checklist para 2027.

1. Corporativo: ¿lo que ocurre en la empresa también está ocurriendo en los documentos?

Este suele ser uno de los puntos que más se posterga.

Durante el año cambian administradores, se toman decisiones entre socios, se otorgan poderes, se aprueban operaciones, ingresan inversionistas o simplemente se realizan reuniones que nunca terminan formalizadas adecuadamente.

El problema aparece meses —o años— después, cuando la empresa necesita demostrar una decisión y descubre que jurídicamente no existe el soporte suficiente.

¿Qué revisar?

Empieza verificando:

• Actas de asamblea de accionistas o junta de socios.
• Actas de junta directiva, si existe.
• Libro de registro de accionistas o socios.
• Libros societarios.
• Composición accionaria actual.
• Representantes legales y suplentes.
• Facultades y limitaciones de los administradores.
• Poderes que continúan vigentes.
• Información inscrita en Cámara de Comercio.
• Reformas estatutarias realizadas durante el año.
• Acuerdos de accionistas o de socios que sea necesario actualizar.
• Situaciones de conflicto de interés o autorizaciones que debieron documentarse.

Hazte una pregunta sencilla:

Si mañana un banco, un inversionista, un comprador o una autoridad revisara la historia corporativa de la empresa, ¿los documentos contarían correctamente lo que realmente ocurrió?

Si la respuesta no es un “sí” claro, ahí puede existir un pendiente para cerrar.

2. Laboral: en 2026 no basta con decir “ya revisamos la reforma”

Este debería ser uno de los puntos prioritarios del cierre legal de 2026.

La Ley 2466 de 2025 introdujo cambios importantes al régimen laboral colombiano y algunas de sus disposiciones ya están plenamente operativas.

Por ejemplo, actualmente el trabajo nocturno se entiende realizado entre las 7:00 p. m. y las 6:00 a. m.; desde el 1 de julio de 2026 el recargo por trabajo en día de descanso obligatorio llegó al 90%, y llegará al 100% a partir del 1 de julio de 2027.

A esto se suma que en 2026 culminó la reducción gradual establecida por la Ley 2101 de 2021, llevando la jornada ordinaria máxima a 42 horas semanales, sin reducción del salario.

Pero conocer la norma es apenas la primera parte.

La pregunta realmente importante para una empresa es:

¿Esos cambios ya se reflejan en su operación?

Revisa, entre otros:

• Contratos de trabajo.
• Modalidades y duración de los contratos.
• Otrosíes pendientes.
• Reglamento interno de trabajo.
• Publicación y acceso al reglamento.
• Jornadas y turnos.
• Liquidación de recargos nocturnos.
• Trabajo en domingos, festivos o días de descanso obligatorio.
• Registro y pago de horas extras.
• Vacaciones causadas y pendientes.
• Licencias.
• Procesos disciplinarios.
• Procedimientos internos de debido proceso.
• Políticas de trabajo remoto, híbrido o teletrabajo, cuando corresponda.
• Contratos con aprendices, cuando sean aplicables.
• Seguridad social y obligaciones de nómina.

La propia Reforma Laboral modificó, entre otras materias, el régimen del contrato a término indefinido, la publicación del reglamento de trabajo, el registro de horas extras y diferentes obligaciones a cargo de los empleadores.

Por eso, tener los mismos formatos laborales que utilizaba la empresa en 2024 no necesariamente significa que esté preparada para 2027.

Un ejemplo sencillo

Imagina una empresa con colaboradores que trabajan regularmente hasta las 8:00 p. m.

Puede tener contratos perfectamente firmados y nómina organizada.

Pero si continúa calculando su operación como si la jornada nocturna empezara más tarde, el problema no está en que falte un documento.

Está en que la práctica de la empresa no fue actualizada junto con la norma.

Ese es precisamente el tipo de situaciones que debería detectar un buen cierre legal.

3. Contratos y relaciones comerciales: no esperes a enero para descubrir qué se renovó automáticamente

Otro clásico de final de año:

“Ese contrato vencía… ¿cuándo?”

Los contratos suelen guardarse y volver a revisarse cuando aparece un inconveniente.

Pero jurídicamente es mucho más útil revisarlos antes de que ocurra algo.

Haz un inventario de los contratos relevantes de la empresa:

Clientes

¿Hay contratos que vencen en diciembre, enero o durante el primer trimestre de 2027?

¿Tienen renovación automática?

¿Las tarifas siguen siendo las mismas?

¿Los servicios que hoy presta la empresa coinciden con lo que quedó escrito?

Proveedores

¿Existen contratos que conviene renegociar?

¿Hay permanencias mínimas?

¿Cláusulas de terminación?

¿Responsabilidades que resultan desproporcionadas?

Contratistas

¿La relación que existe en la práctica corresponde con la estructura contractual utilizada?

¿Están claras la confidencialidad y la propiedad sobre lo que desarrollan?

Plataformas digitales y comercio electrónico

Si tu empresa vende por internet, revisa también:

• Términos y condiciones.
• Política de cambios, devoluciones y retracto, cuando corresponda.
• Información suministrada al consumidor.
• Autorizaciones para tratamiento de datos.
• Procesos de compra.
• Información de precios.
• Promociones y publicidad.

El contrato perfecto de hace tres años puede ser un contrato insuficiente para la empresa que tienes hoy.

Las empresas evolucionan. Sus contratos también deberían hacerlo.

4. Actualiza tu Reglamento Interno de Trabajo RIT

Los cambios legales no sirven de mucho si los documentos internos siguen desactualizados.

El Reglamento Interno debería reflejar aspectos como:

• jornadas laborales
• descansos
• licencias
• procedimientos disciplinarios
• nuevas reglas laborales

Un reglamento actualizado evita conflictos futuros. Todos estos cambios normativos, requieren una implementación por parte de las empresas, así como ajustes a los documentos internos. El RIT (reglamento interno de trabajo), debe ser ajustado por las empresas para cubrir estos cambios así como el tema de licencias, procesos disciplinarios, jornada laboral. Tener todo por escrito en estas herramientas, nos va evitar problemas de interpretación en la empresa, nos da claridad en cómo actuar.

5. Datos personales y cumplimiento: tener una política no significa necesariamente estar cumpliendo

Muchas empresas hicieron su política de tratamiento de datos personales hace varios años, la publicaron en su página web y nunca volvieron a revisarla.

Sin embargo, la protección de datos personales no es simplemente tener un documento.

Implica revisar cómo se recolecta, utiliza, almacena, comparte y elimina información de clientes, trabajadores, proveedores, prospectos y demás titulares de datos.

La Ley 1581 de 2012 continúa siendo el eje del régimen general colombiano de protección de datos personales y establece obligaciones para quienes actúan como responsables o encargados del tratamiento.

Al cerrar el año revisa:

• Política de tratamiento de información.
• Avisos de privacidad.
• Autorizaciones.
• Bases de datos utilizadas realmente por la empresa.
• Formularios de páginas web.
• Formularios de leads.
• Campañas de marketing.
• Cookies y herramientas digitales.
• Acceso de proveedores a información personal.
• Contratos de transmisión o tratamiento cuando correspondan.
• Atención de consultas y reclamos.
• Medidas internas de seguridad.
• Obligaciones relacionadas con el Registro Nacional de Bases de Datos, cuando sean aplicables.

Hay una pregunta especialmente útil:

¿Estamos utilizando hoy algún dato personal de una manera que no imaginábamos cuando diseñamos nuestra política?

Piensa, por ejemplo, en nuevas herramientas de CRM, automatizaciones, inteligencia artificial, plataformas de marketing o proveedores tecnológicos incorporados durante 2026.

La tecnología puede cambiar rápidamente la forma en que la empresa trata información, aunque la política publicada siga siendo exactamente la misma.

¿Y SAGRILAFT o PTEE?

No todas las empresas están obligadas a implementar estos sistemas.

Por eso, el ejercicio correcto no es asumir que aplican, sino revisar si la empresa se encuentra dentro de los sujetos obligados y qué régimen le corresponde de acuerdo con su actividad, ingresos, activos y demás criterios aplicables.

Este análisis merece especial atención en 2026: la Superintendencia de Sociedades expidió en julio de este año una nueva Circular Básica Jurídica y ha emitido posteriormente criterios relacionados con SAGRILAFT, PTEE y oficiales de cumplimiento.

Si tu empresa ya cuenta con alguno de estos sistemas, el cierre del año también es un buen momento para preguntarse:

¿Lo implementamos realmente o simplemente tenemos un manual?

6. Propiedad intelectual: ¿qué creó tu empresa en 2026 que todavía no está protegiendo?

Piensa en todo lo que tu empresa pudo haber construido durante este año:

Una marca nueva.

Una línea de producto.

Un nombre.

Una metodología.

Un software.

Una plataforma.

Una página web.

Contenido.

Fotografías.

Videos.

Diseños.

Manuales.

Bases de datos.

Un dominio.

Una nueva identidad gráfica.

Ahora pregúntate:

¿Quién es jurídicamente el dueño de esos activos?

Y después:

¿Los estamos protegiendo de la manera adecuada?

En el cierre de propiedad intelectual recomendamos revisar:

• Marcas registradas.
• Nuevas marcas que deberían solicitarse.
• Nombres comerciales.
• Dominios.
• Logos.
• Software.
• Cesiones de derechos patrimoniales.
• Contratos con diseñadores, agencias y desarrolladores.
• Obras y contenidos creados durante el año.
• Acuerdos de confidencialidad.
• Activos estratégicos que todavía no cuentan con protección.

Un error frecuente es pensar:

“La marca es mía porque yo la creé primero”.

O:

“El software es de la empresa porque le pagamos al desarrollador”.

Jurídicamente, las cosas pueden ser más complejas.

Y descubrir esa complejidad durante una inversión, una venta, una disputa entre socios o un conflicto con un proveedor suele ser mucho más incómodo que revisarla preventivamente.

El verdadero objetivo del cierre legal no es encontrar problemas

Puede parecer contradictorio, pero una buena revisión jurídica de final de año no debería consistir en entregar una lista interminable de riesgos.

Debería ayudar a priorizar.

Puedes clasificar cada hallazgo en tres grupos:

🔴 Resolver antes de terminar 2026

Situaciones que generan un riesgo actual o que pueden producir consecuencias relevantes si no se corrigen pronto.

🟡 Programar para el primer trimestre de 2027

Temas importantes que no requieren solución inmediata, pero deberían tener fecha, responsable y plan de trabajo.

🟢 Está bien

Procesos, documentos y prácticas que ya están correctamente gestionados.

Ese semáforo cambia por completo la conversación.

El derecho deja de sentirse como una lista interminable de obligaciones y se convierte en una herramienta para decidir dónde vale la pena actuar primero.

La prevención siempre cuesta menos que un conflicto, una demanda o una sanción.

En Taller A acompañamos a las empresas para que el derecho deje de ser una reacción y se convierta en una herramienta para crecer con tranquilidad.

¿Quieres revisar si tu empresa ya hizo todos estos ajustes, esta lista para cerrar 2026 y empezar con toda el 2027? En Taller A podemos ayudarte.
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